Assunto antigo, mas sempre atual: o armazenamento dos arquivos XML!
Desde 2005 as empresas vêm sendo direcionadas para a era digital, tendo que gerir documentos virtuais e reduzindo gradativamente o consumo de papel. A era digital veio para tornar os processos mais fáceis, rápidos e econômicos, além de modernizar o mercado de trabalho.
Quem nasceu nos anos 2000, certamente não teve contato com fax, não é?!
Quando entrou em vigor a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) através do Ajuste Sinief nº 07, as empresas tiveram que se adequar à informatização de dados fiscais, porém muitas ainda tem dificuldades no armazenamento.
Mas e qual a melhor forma de guardar os arquivos XML?
O armazenamento das notas fiscais tem o objetivo de trazer maior precisão e eficiência no processo de fiscalização das operações financeiras realizadas pelas empresas por parte das Receitas Estadual e Federal, e pelos demais órgãos.
Também serve para assegurar as organizações durante o período de validade da nota fiscal em que é possível receber algum tipo de cobrança relativa a impostos supostamente não recolhidos.
Diante da importância, a forma mais segura de armazenar XML de documentos fiscais, é usando a nuvem. Para isso, é importante contar com uma plataforma que automatize a captura e backup das notas fiscais forma segura.
Caso sua empresa não queira investir em um software para gestão dos arquivos, não tem problema, desde que feito na nuvem e de forma organizada.
Por quanto tempo guardar o XML?
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica, conforme a legislação, deve ser armazenado pelo período de cinco anos. É o tempo válido tanto para o emitente quanto para o destinatário do documento.
Durante esse período a fiscalização poderá solicitá-los para realizar conferência e investigação de alguma possível inconsistência.
Além disso, a própria empresa pode necessitar dos dados das notas em forma de relatórios gerenciais para realizar análises, projeções tomadas de decisões futuras para o negócio.
Devo guardar a DANFE também?
Não é obrigatória a guarda da DANFE.
A empresa poderá ser multada se não guardar os arquivos XML?
Sim, a multa pode variar de 1% sobre o valor da operação em questão, a R$ 1500,00 por cada mês de atraso na regularização.
Corre lá que dá tempo de se organizar ainda.
