A produtividade das empresas é cada dia mais determinante para a competitividade de um país. Neste contexto é fundamental a boa organização e gestão das rotinas trabalhistas, lidando-se da forma mais eficiente possível com todas as leis que devem ser cumpridas.
Contudo, é fato que a legislação trabalhista brasileira é complexa e, portanto, ter conhecimento das leis pode ser um bom começo para alcançar mais produtividade.
Tomem-se os prazos que as empresas devem cumprir, por exemplo. Entre admissões, contratações, afastamentos e todas as outras rotinas trabalhistas ocorrendo simultaneamente no dia a dia, é fácil se perder em meio a tantas regras.
De maneira simples e acessível, conheça abaixo 10 prazos da legislação trabalhista para facilitar o cotidiano da sua empresa.
1 – Prazo para assinatura e entrega da CTPS
A começar pela admissão, a empresa tem 48 (quarenta e oito horas) depois de receber a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) para fazer as devidas anotações. Importante lembrar que estes prazos valem também para as atualizações da CTPS como férias, salário, contribuição sindical, baixa da CTPS.
Se extrapolar esse prazo e retiver o documento por mais tempo, ficará sujeita a multa de valor igual à metade do salário-mínimo regional.
2 – Prazo para anotação no livro de registro
Além de anotar a CTPS, a empresa deve até o dia anterior ao início das atividades registrar o trabalhador em livro, ficha ou sistema eletrônico específico. Portanto o registro do empregado deve ser feito antes de iniciar as atividades, pois caso ocorra um acidente de trabalho o empregado não está devidamente registrado. Além do mais com a entrada do eSocial isto passa ser fiscalizado de forma eletrônica.
Esse registro deve ser sempre individualizado e conter informações como nome, data de nascimento, filiação, naturalidade, número e série da CTPS, número do Programa de Integração Social – PIS ou do Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP, data de admissão, cargo e função, remuneração, jornada de trabalho, dentre outras.
Ele também deve ser atualizado ao longo do contrato de trabalho e obedecer a numeração sequencial por estabelecimento.
3 – Prazo para realização dos exames médicos
Ainda antes que o trabalhador assuma suas atividades, deve ser realizado o exame médico admissional. Esse exame busca assegurar o bom estado de saúde físico e mental do novo funcionário para exercer a função a que será destinado e é realizado por um médico do trabalho. Isto é a garantia do empregador, pois caso contrate algum empregado com alguma moléstia como por exemplo perda auditiva, temos como comprovar que o mesmo iniciou suas atividades com perda auditiva e mesma não sofreu alteração. Agora caso contrate alguém com perda auditiva e não fora feito os devidos exames médicos, basta o empregado alegar sua perda auditiva que a culpa recaem sobre o empregador.
Periodicamente, ao longo do contrato de trabalho, é necessário ainda que sejam realizados exames médicos, no mínimo: (i) anualmente para empregados menores de 18 (dezoito) anos e maiores de 45 (quarenta e cinco) anos de idade e (ii) a cada dois anos, para os trabalhadores entre 18 (dezoito) anos e 45 (quarenta e cinco) anos de idade.
Se as atividades forem de riscos ou implicarem o desencadeamento ou agravamento de doença ocupacional, ou, ainda, se algum empregado for portador de doença crônica, os exames deverão ser repetidos no mínimo: (i) a cada ano ou a intervalos menores, a critério do médico encarregado, ou se notificado pelo médico agente da inspeção do trabalho, ou, ainda, como resultado de negociação coletiva de trabalho; (ii) de acordo com periodicidade especificada para os trabalhadores expostos a condições hiperbáricas (sob ar comprimido).
Também se exige um novo exame médico no primeiro dia do retorno ao trabalho após ausência por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente de natureza ocupacional ou não, ou parto.
Ainda, se durante o contrato de trabalho houver alteração da função, antes que a mudança se efetive, a empresa deve realizar um novo exame médico.
Enfim, na rescisão, a empresa deve cumprir o prazo do exame médico demissional, que vai até a data da homologação, e somente será necessário se o exame periódico não tiver sido realizado há menos de 135 (cento e trinta e cinco) dias para as empresas com grau de risco 1 e 2, e há menos 90 (noventa) dias para as empresas de grau de risco 3 e 4.
O grau de risco é definido em uma lista da Norma Regulamentadora nº 4, segundo a relação da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE.
4 – Prazo para o pagamento do salário
A empresa deve pagar o salário, quando o pagamento houver sido estipulado por mês, até o 5º dia útil ao mês subsequente ao último mês trabalhado. Somente como lembrança que o sábado é considerado dia útil. Portanto apenas é desconsiderado o domingo e feriados como dias não uteis.
5 – Prazo para pagamento do 13º salário
O 13º salário, também denominado gratificação natalina, garante que o trabalhador receba o correspondente a 1/12 (um doze avos) da remuneração por mês trabalhado, devendo ter trabalhado no mínimo 15 dias dentro deste mês. Ou seja, consiste no pagamento de um salário extra ao trabalhador no final de cada ano.
A empresa deve realizar o seu pagamento em 2 (duas) parcelas a cada ano, sendo a primeira em qualquer momento entre 1º de fevereiro e prazo máximo de 30 de novembro, e a segunda até 20 de dezembro. Junto com a 2ª parcela até 20 de dezembro será recolhido também INSS sobre o 13º Salário.
6 – Prazo para pagamento das férias e do abono
Anualmente a empresa deve conceder um período de férias a cada empregado, sem prejuízo de sua remuneração. Assim, até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período, deverá ser paga a remuneração devida na data da concessão das férias.
É facultado ao empregado converter 1/3 (um terço) do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes. Se esse for o caso, a empresa também terá até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período de férias para o pagamento.
Também é preciso que a empresa respeite o prazo de, no mínimo, 30 (trinta) dias para comunicar ao empregado a data de concessão das férias. Outra situação que é facultado ao empregador a concessão de dois momentos de férias, desde que nenhum deles seja inferior a 10 dias e para abrir o período de férias obrigatoriamente devera ser férias coletivas para poder fracionar férias.
7 – Prazo para recolhimentos do INSS e do FGTS
Até o dia 20 (vinte) do mês seguinte àquele a que se refere a contribuição, a empresa deve recolher o valor das contribuições dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço para o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS. Lembrando que caso dia 20 seja domingo, terei que pagar o INSS no primeiro dia útil anterior, ou seja, pode ser na sexta desde que seja dia útil.
Já o FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço deverá ser recolhido pela empresa até o dia 7 (sete) de cada mês e depositado em conta bancária vinculada. Lembrando que caso dia 20 seja domingo, terei que pagar o INSS no primeiro dia útil anterior, ou seja, pode ser na sexta desde que seja dia útil.
8 – Prazo para recolhimento da contribuição sindical do empregado
As empresas devem ainda descontar da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos profissionais. O pagamento desta guia ocorre no ultimo dia útil do mês seguinte, ou seja, no ultimo dia útil do mês de abril.
Caso o empregado inicie suas atividades na empresa no decorrer do ano, o desconto será no mês seguinte a sua admissão, desde que não tenha pago em março do corrente ano. Ex. iniciei a trabalhar de 01/07 – meu desconto de contribuição sindical será na folha de agosto e o pagamento da guia no último dia útil de setembro (mês seguinte ao desconto).
9 – Prazo para pagamento das verbas rescisórias
Em caso de rescisão do contrato de trabalho e aviso prévio trabalhado, as empresas têm até o 1º dia após o término do contrato de trabalho e do aviso prévio trabalhado, contando com o aviso prévio cumprido, para pagar as verbas rescisórias. Desta forma caso o contrato de trabalho termine em sábado, tenho que efetuar o pagamento na sexta feira.
Se o aviso prévio não tiver sido cumprido, o prazo vai até o 10º dia após a notificação da demissão.
10 – Prazo para concessão do aviso prévio
Enfim, quanto ao aviso prévio, não havendo prazo estipulado, a parte que, sem justo motivo, quiser terminar o contrato deverá avisar a outra da sua decisão com a antecedência mínima de 8 (oito) dias, se o pagamento for efetuado por semana ou tempo inferior, ou de 30 (trinta) dias para quem recebe por quinzena, mês ou tarefa.
É claro que fica evidente pela quantidade de prazos e pela diversidade de normas em que eles se encontram que a legislação brasileira é complexa e poderia ser simplificada para facilitar a organização dos processos internos nas empresas e contribuir, portanto, com o aumento da produtividade.
Daí a importância da modernização e da desburocratização trabalhista em um novo marco regulatório que privilegie a negociação, a segurança jurídica, a proteção dos trabalhadores e também a competitividade das empresas.
Afinal, as relações de trabalho hoje precisam conjugar tanto a sustentabilidade das empresas quanto o trabalho produtivo, gerando mais oportunidades e melhores condições de trabalho.
